Tobias Geuther
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14.02.2007
Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
Geringfügige Änderungen seitens des Gesetzgebers haben für deutsche Firmen zu Änderungen im gewerblichen Schriftverkehr gesorgt. Seit 01.01.2007 sind E-Mails rechtlich gesehen (EHUG) nach den selben Grundsätzen zu verfassen wie Geschäftsbriefe, da der Wortlaut 'Geschäftsbriefe' in 'Geschäftsbriefe gleich welcher Form' erweitert wurde. Genaugenommen waren gewerbliche E-Mails auch bisher 'Geschäftsbriefe', jedoch wurde dies häufig nicht beachtet.
In Zukunft könnte die Mißachtung auch finanzielle Folgen haben. Neben der Festsetzung eines Zwangsgeldes durch das Registergericht besteht auch die Möglichkeit, dass Anwaltskanzleien im Namen ihrer gewerblichen Mandanten mit Abmahnungen wegen Wettbewerbsverstosses durch teure Rechnungen vorstellig werden. Derartige Abmahnwellen wären zumindest nichts Neues in Deutschland (wenngleich der daraus entstandene wettbewerbliche Nachteil fraglich sein dürfte).
Deshalb empfehlen wir unseren gewerblichen Kunden in ihrem E-Mail-Programm die Signatur entsprechend der gesetzlichen Vorgaben zu ergänzen. Bitte denken Sie auch daran, die Signatur in das Webmail-Interface zu übertragen, damit online (unterwegs) verfasste E-Mails den Richtlinien ebenfalls entsprechen.
Welche Angaben müssen in der Geschäfts-E-Mail gemacht werden?
Für Unternehmen mit Handelsregistereintrag:
- Firma (gleichlautend mit dem Registereintrag)
- Rechtsform
- Sitz
- Registergericht und Handelsregisternummer
- bei einer Kapital- & Co-Personengesellschaft auch die Firmen der persönlich haftenden Gesellschafterin nebst deren Pflichtangaben
- den/die Geschäftsführer bzw. Vorstände
- den Namen des Aufsichtsratsvorsitzenden (soweit vorhanden)
Bei Gewerbetreibenden ohne Handelsregistereintrag:
- Firmenname
- Familienname mit mind. einem ausgeschriebenem Vornamen
Der Anhang einer Visitenkarte (vCard) oder der Verweis (Link) auf die Homepage der Firma sind sicher keine geeignete Lösung. Dies dürfte auch rechtlich anfechtbar sein.
